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仕事で使っているアウトプット方法

業務上のコミュニケーションやドキュメントの作成など、普段テキストベースでアウトプットする機会が多いので、キャンペーンに乗っかって私が仕事で使っているアウトプット方法について書いてみようと思います。
 
 
書き出す前に「アウトプット」の定義を一応考えていたのですが、ここでは学んだことや考えたこと、出来事や情報をまとめてテキストで発信したり残したり伝達したりコミュニケーションする行為、としています。
 

箇条書き

何かまとまった内容を残したり伝えたりする時に使う、もっともベーシックな方法。
書きたい内容や学んだ内容など、項目を箇条書きにして可視化する。
 
これは仕事ではないんだけど最近の一例として、育児本を複数読んだ際のざっくりまとめを箇条書きで書き出したり。

 
ちなみにこのブログエントリーを書く時にも「どういう項目を書くか」を箇条書きであらかじめ整理して書き始めています。
 

時系列

何か問題や事象の報告をする場合や、何かの手順を記述する時に、時系列に整理する方法。
ここ数年あまりやる機会はないんですが、例えば新人教育でのやることリストみたいなのは、箇条書き+やる時系列に整えてドキュメントを作ったりします。
 

分類

複数の要素がある場合、同じ要素に分類して整理する方法。
思いつきで情報が入り混じっていると混乱の元になるので、ジャンルごとなど、分類されていると理解やつまみ食いがしやすい。
 
これは分類で書いた記事の一例。

事実/出来事ベース

何かを伝達したり報告する場合、「あったこと」「思ったこと」「そこに関連すること」……など多面的な情報をついつい入れたくなる。一度に伝える情報が多いと本当に伝えたいことが相手に伝わらないので、伝えたいことを分かりやすくするため事実(あるいは出来事)のみをベースに端的にまとめてアウトプットする方法。 
とくにトラブル報告などは「事実」と「感情(とか感想)」が混じるとノイズになるので、極力事実のみをアウトプットしたいと一応思ってます╭( ・ㅂ・)و̑ グッ
 

優先度順

複数の情報をまとめて伝達するような形式の場合や、すべてをやる時間はないけどToDoリストを作るような場合、その情報群の価値が同一でないこともあります。そういう時には、優先順位をつけて、優先度に沿って整理してアウトプットします。
 情報だけテキスト化されていて、優先順位はふんわり自分の頭の中にあるような場合、複数人で情報を取り扱う場面で「人によって優先順位の判断が違う」といった齟齬が起こり得るので、あらかじめ優先順位も可視化しておくと便利みたいな場面がままあります。
 

松竹梅

複数段階の対応が考えられる際に松竹梅で各ケースを書き出す方法。同僚との方針すり合わせや、考慮されるケースの提示の際に使うと、分かりやすいですね。
 

許可より意思表示

これは提案や相談、自分に決定権がないことに対するコミュニケーションの時にやる方法で、「◯◯した方がよくないですか?」「◯◯やっていいですか?」という往復を前提としたコミュニケーションではなく、「◯◯したいです、なぜならこういう理由があるからです、する場合はこうします、可否判断を下さい」といった意思・目的・方法をセットで伝え、コミュニケーション手数の少ないアウトプットをする方法。
迅速な判断が必要な場合や、不要なやりとりや不確実性を避けることで本来遂行したいことを確実かつスムーズに遂行するためのアウトプット方法です。
採用面接時のコミュニケーション形式に似てるな*1ってこの方法やるたびに思っている。
 

全体像とポイント

伝える情報のイメージが大きい場合、全体像をざっくりと伝え、それからポイントとなる項目を伝える方法。自分の中では「地図を渡す」方法と呼んでいる。
自分のやっている業務の引継ぎをする場面や、新人教育の場で業務について伝える際などに、できるだけ他者が全体像を把握あるいはイメージできることを意識してやっています。
 

「どれだけ伝えるか」ではなく「いかに伝えるか」

何かしらアウトプットをする時、言葉を尽くして1から10の情報を伝えようとしているケースを時々見るけれど、アウトプットで難しいのは「どれだけ伝えるか」ではなく「いかに情報を削って端的にわかりやすく伝えるか」だと思う。
情報は伝える側だけでなく受け取る側の負荷もあるので、これが一番難しく、一番重要。
アウトプットのメインが「自分のための覚書」であれば事細かに記したらよいけど、「誰かに伝える」のが目的の場合は、受け取り手がいかに把握しやすいかが重要なので、これに「事実/出来事ベース」と「全体像とポイント」の合わせ技で、端的に分かりやすくすることに注意します。
 

おわりに

すごくざっくりした書き方になってしまったけど、私が普段使ってるアウトプットのベースにしている方法は大体こんな感じです。
 
アウトプットすることの意義、みたいなのを考えた時に、例えばこういうTips集っぽいものって、いくらでも本に書いてあったりもっと詳しく書いてある記事があったりすると思うんですよね。でも「自分はどうやっているだろうか」と自分自身を振り返って、自発的・自律的行動や自分で出した答えを整理してそれをテキストなどでまとめてアウトプットする、というのがもっとも重要なんじゃないかと思ってます。
なので例えば「ブログを更新する」という行為について、誰かに「中身がない」とか思われたり言われたりすることにやたら恐怖心を抱いている人をたまに観測するんですが、こういうコミュニケーションを目的としてないアウトプットに関しては別に全ての読み手に何かしらをもたらさなくてはいけないということはなくて、ただ自分自身の発見のためにアウトプットする、していく、というのが自分自身にとって大事なんじゃないでしょうか。
 
思考整理やコミュニケーションのアウトプットに関連する書籍みたいなのをそれを目的として読んだ記憶が特別ないんだけど、多分ここらへんが役立ってそうという書籍を一応紹介してこの記事を締めようと思います。
 
理科系の作文技術(リフロー版) (中公新書)
 
人を動かす 文庫版

人を動かす 文庫版

 

 

*1:ぜひ一次面接にお越しいただきたい、日程は以下より第3希望までお選びください、当日は人事担当と○○部社員の2名が出席します、持ち物はこれこれです、的な。

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